Olen vakaasti sitä mieltä, että sähköinen kalenteri on ratkaisuna kömpelö. Tässä dokumentissa kerron, miksi se ei ole toiminut minulla ja miksi on vaikea uskoa sen toimivan monella muullakaan.
Toistaiseksi missään näkemässäni organisaatiossa sähköinen kalenteri ei ole toiminut erityisen hyvin. Samanlaisia kokemuksia on ollut tuttavillani, jotka ovat hyvinkin erilaisten firmojen IT-ratkaisujen kanssa painineet. Tällä en halua sanoa, etteikö sähköinen kalenteri voisi toimia joillain ihmisillä ja joissain olosuhteissa hyvin. Lähes jokaiselta modernilta työpaikalta tuntuu löytyvän ainakin muutaman ihmisen joukko, jotka ovat tiiviisti keskenään tekemisissä ja käyttävät menestyksekkäästi omassa tiedonvälityksessään sähköistä kalenteria. Mutta heidän porukkansa on oma juttunsa, muilla ei välttämättä mene yhtä hyvin.
Jo tässä vaiheessa on hyvä sanoa, ettei minulla ole mitään sähkökalenterin käyttäjiä vastaan, eikä minulla ole myöskään huonoja kokemuksia heistä. Tämä juttu käsittelee vain kalenteria sinänsä, ei sen käyttäjiä.
Olin unohtanut koko sähköisen kalenterin vastaisen ajatusmaailmani, koska mikään ärsyke ei sörkkinyt sitä aivolohkoa pariin vuoteen. Heräsin uudelleen, kun siviilipalveluksen myötä jouduin uuteen organisaatioon ja törmäsin jälleen sähköisestä kalenterista intoileville. Pehmeä laskuni asiaan oli se, kun sain sähköpostin: "Moi, henkilö X ei pääse siihen tänään olevaan palaveriin, joten minä tulen hänen tilalleen". Ensimmäinen reaktio: "Niin mihin palaveriin?". Kuittailin asiasta jälkikäteen kollegoille, jolloin sain takaisin ihmettelyä: "Ai etkö sä huomannut sitä? Kyllä mä lisäsin sen eilen sun sähköiseen kalenteriisi."
Tietokatkoksen taustalla oli monta tekijää. Palaveri lisättiin sähköiseen kalenteriini toisena työpäivänäni. Kukaan ei ollut opastanut minua sähköisen kalenteriohjelmiston kanssa, ja se oli mallia johon en ollut kovin syvällisesti aiemmin tutustunut. Toisaalta vaikka olisin kuinka lahjakas TiimiKalenteri-ohjelmiston tuntija, en ehkä seuraisi kalenteria, jollei minulle kerrottaisi että niin ehkä kannattaisi tehdä. Minulle kun se Tiimi on sähköpostin lukua varten.
Mikäli softat eivät valmiiksi ole tuttuja, selityksenä sanottakoon tämä: Tiimi on siis TeamWare-yrityksen tekemä Outlookin kaltainen ajanhallinta-sähköposti-tiesmikä-monitoimiohjelma.
Näinä päivinä tulen jo välillä kurkistaneeksi kalenteriini, jos vaikka joku olisi varannut minulta aikaa palaverin muodossa. Kyllä sitä aikaa sieltä kummasti on hamuttukin. Olen hiljalleen tottunut siihen, että se e-kalentereita käyttävä osa kollegoista saattaa joskus haluta resurssejani käyttöönsä sen välityksellä. Edelleenkin tosin vain kopioin sieltä palaverit paperikalenteriini.
Kalenteri ei ole minulle (noin yleensä elämässä) kovin tärkeä juttu, koska kohtaan vain harvoin tilanteita, joissa työn ja vapaa-ajan välillä olisi oikeasti konflikteja. Nämä ajanjaksot voin siis suunnitella rauhassa erikseen. Siispä on yleensä riittävää, että katselen kalenteria töissä. Mutta silloin kun sitten joskus haluaisi kotona ollessaan katsoa, voiko huoletta olla jonkun päivän lomalla tai vaikka etätöissä, olisi kiva nähdä sen työpäivän sisältö.
Näin yksinkertaista se ei kuitenkaan voi olla. Välissä on ainakin pari palomuuria ja access-listaa estämässä, ettei kotona käytössä olevalla nettiyhteydellä vaan pääsisi sorkkimaan kenenkään sähkökalentereita. Myönnetään, että nämä ongelmat voi vielä johonkin rajaan asti ratkaista sillä, että valistunut tietotekniikkaosasto avaa palomuuriin riittävän määrän reikiä. Valitettavasti tämä ei ole ollenkaan niin mahdollista kuin miltä se "tuosta vähän konffaan"-menetelmään tottuneesta harrastajasta kuulostaa. Ja ihan ymmärrettävästi: eihän palomuuri ole mikään palomuuri, jos se on täynnä reikiä. Se ei vain ilahduta sitä ihmistä, joka haluaisi iltayhdeksältä kertoa puhelimessa olevalle sukulaiselleen, että minä päivänä hänen kannattaisi tulla kylään.
Vaikka nyt sitten unohdettaisiin nykyaikaiset etätyöt ja ylipäätään työasioiden ajattelemiset kotona - terve idea sinänsä - tarve kalenterille ei rajoitu omaan toimistoon. Jos kävelen käytävällä, tulen helposti sopineeksi palaverin tai pari. Entä jos olen kadulla kävelemässä, ja joku soittaa kännykkään? Mites siinä sovit palaveria, kun et tiedä milloin on aikaa?
Kohdan yksi ongelmia on vaikea välttää muuten kuin kirjoittamalla muistiinpanoja post-it-lapuille ja kauppakuittien taakse. Tietysti jonkinlainen mobiilitoimisto Communicatorin tai Palmin muodossa on ihan jees, ja sellaisen pikku kalenterikin synkronoituu kauniisti Outlookiin. Kokonaan toinen asia sitten on se, kuinka moni työnantaja ostaa koko henkilöstölleen niitä kämmeköitä.
Suurin osa meistä työskentelee edelleen post-itien maailmassa. Ja useammalla kollegalla olen nähnyt sen perinteisen e-toimiston kauhun: sähköisen kalenterin paperisen tulosteen, joka joko on tai ei ole ajan tasalla. Mitä enemmän tulosteita ja lappuja kertyy, sitä suurempi on unohtuvien tapahtumien määrä - siis sellaisten, jotka sovitaan paperilla ja unohdetaan päivittää siihen sähköiseen versioon. Vaikka niihin palavereihin unohduksesta huolimatta muistaisi mennäkin, on sangen mahdollista että joku pirteä työtoveri on varannut päälle toisen palaverin.
Järkyttävä esimerkki kertokoon loput. Muistan erään palaverin, jossa oli paikalla muutama edustaja yrityksestä X, jonka tiloissa kokous pidettiin. Kun palaverin päätteeksi sovittiin seuraavasta kokouksesta, nämä ryntäsivät kaikki presentaatiolaitteistona toimineen kannettava+videotykki-laitteiston ääreen päivittämään sähköisiä kalentereitaan. Ehkei tämäkään vaihtoehto ollut niin kovin onnistunut?
Kolmas vakava ongelma on se, ettei kalenterini voi koskaan kertoa sitä, milloin minulla oikeasti on aikaa olla jossain palaverissa. Jos olen päättänyt olla esimerkiksi 8-10 ja 14-16 palavereissa, ei se todellakaan tarkoita sitä, että joku Teppo Turhantärkeä voi tulla varaamaan minulta palaveriajan 12-14. Milloinkas minä teen sitten niitä töitä, jotka täytyy tehdä toimistossa? Tai valmistaudun seuraavaan palaveriin?
Eräs tietohallintohenkilö vastasi tähän pulmaan älykkäästi: "No merkitse kalenteriisi varatuksi ne ajat jolloin haluat tehdä töitä."
Tosiasiahan on se, että en kaipaa yhtään sellaisia palavereita, joita sähköisen kalenterin ajanvarausjärjestelmän kautta tulee. Ne ovat yleensä sellaisia, joihin osallistumishalukkuuttani ei ole kyselty, ja joissa hyötysuhde on varsin alhainen. Jos minulta kysytään, minä haluan tehdä töitä milloin vain mielummin kuin istua niissä palavereissa. Ja vaikka ei edes yrittäisi olla negatiivinen, tosiasia on se, että jos haluaisi saada kaiken tehtyä, pitäisi varatuksi merkitä kaikki pakollisilta palavereilta jäävä aika. Mitäs hyötyä siitä e-kalenterista sitten olisi, kun kaikki ajat olisi valmiiksi merkitty varatuiksi?
Vähän kärjistäen: neuvotteluhuoneille ja muille yhtä älykkäille olennoille. Sähkökalenterien yleisesti ottaen käyttökelpoisin sovellus on se, että luodaan oma tunnus jokaiselle neuvottelutilalle tai muulle resurssille, jota työyhteisössä voidaan tarvita. Se resurssi voi olla mitä vain muutakin yhteiskäytössä olevaa, vaikka videotykki tai kuntosali. Post-it-lappuihin ja varauskirjoihin pohjautuvilla ratkaisuilla voi heittää vesilintua, tässä asiassa e-kalenteri tosiaan hallitsee. Ainakin jos kaikilla on pääsy siihen - näin onnellisesti asiat eivät tietysti aina ole.
Samaten sähköinen kalenteri sopii erinomaisesti henkilöille, jotka ensinnäkin tekevät sellaista työtä, jota voi tehdä milloin vain ja minkälaisissa pätkissä tahansa. Käytännössä tämä rajaa pois ainakin joitain enemmän keskittymistä vaativia puuhia, ja myös tiukasti aikataulutetuissa projektipuuhissa voi tulla ongelmia. Toisekseen heidän tulisi olla kohtuullisen usein toimistossa. Kolmanneksi homma toimii lähinnä silloin, kun ko. henkilöllä on keskimäärin melko tyhjä kalenteri. Harmillista, että nämä henkilöt ovat niitä, joiden kohdalla sähköisen kalenterin ryhmätyöhyödyt ovat kaikkein pienimmät.
Kuten jo alussa sanoin, aina löytyy työyhteisöjä joissa e-kalenteri toimii muunkinlaisilla ihmisillä. Ja toimiessaan kalenteri on tosi hieno juttu: kun haluaa varata sekä neuvottelutilan että palaveriseuran, kaikki hoituu yhdellä softalla soittamatta kenellekään. Etu on oikeastikin merkittävä. Jos kaikki tapaamiset ja tekemiset sovittaisiin e-kalenterilla, maailma olisi parempi paikka. Niin kauan kun kalenteria joutuu päivittämään toimiston ulkopuolella, sähköallakka ei ainakaan meikän käsissä onnistu korvaamaan paperiveljeään.
Jouni Heikniemi
16.9.2001
Tämä dokumentti kuuluu sivujeni osioon
Kirjalliset tuotokset / Tietotekniikka.